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2008/07/01 第4回 書類選考に残る応募書類の書き方とは

採用担当者がまっさきに見るのは「顔写真」

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第4回は「応募書類の書き方」ですが、前回の最後に履歴書に貼付する写真はカラーと白黒どっちが良いでしょう？という質問をしていました。答えは…美しさに自信がある方はカラー、渋さで勝負できる方は白黒です（冗談です）

…冗談はさておき、カラーか白黒かの前に考えたいことがあります。就職活動において入社するまでに受ける選考の最初が、普通は書類選考ですよね。当然ながら書類選考に合格しないと面接に進めないのですが、人事採用担当者は応募書類の何を見て合否判断をしていると思いますか？有名人気企業の人事だと、新卒・中途合わせて1年間で数万通の応募書類を数人の採用担当が対応しています。大げさな話ではなく、新卒を数千名採用する都市銀行や、学生に人気の高い航空会社・自動車・電機・飲料メーカー等は新卒の応募エントリーだけで2万人、3万人もの対応をしています。逆に採用人数が少ない会社の人事だと、採用業務は主要な仕事ではないので、総務業務、労務管理などを主な仕事としている人が時々採用の仕事をしているケースが多いようです。

つまり、応募書類を見る採用担当の多くの方々は忙しい人が多いということです。応募書類のすみずみまでゆっくり目を通す人は…少数派だと思います。多くの採用担当者は、ざっと書類に目を通すだけで面接に呼ぶか否かを決めています。ではまっさきに見るところはどこでしょうか？何を見て合否判断をしているのでしょうか？

そうです、写真なんです。もちろん写真だけではありませんが、文字通りザッと見て判断するポイントは見た目の印象が大きいのです。不合格になる典型的な例をあげると、1．写真欄・捺印欄にあるべきものがない（これは問題外ですね）、2．写真・捺印が所定の位置からずれている、はみ出している、3．字が乱雑で読みにくい、4．写真が履歴書用としてふさわしくない…などです。

学歴・職歴、資格欄などの内容で不合格にすることはあまりないと思います。志望動機、自己PRの内容は、ザッと見た目のチェックでOKだった場合に初めて読まれると思ってよいでしょう。つまり、文章で勝負しようと思っても、写真・捺印・丁寧な筆記に注意を払わないと、相手は文章を読んでくれない可能性が高いのです。

今時の応募書類は自筆手書きでなくパソコンで作成することが多いのですが、どちらでも問題ありません。最近は手書きの方が少数派なので、自筆で字の綺麗な人はそれだけ良い意味で目立つ＝会ってみたいと思わせるところがあります。綺麗だってことは得ですよね。写真も綺麗な写真をぜひ用意してください。

理想は、写真館などのスタジオでプロの写真屋さんに履歴書用として撮影をお願いすることなのですが、ネガと写真3枚で安くても3,000円ぐらいから、高いところは1万円を超えるところもあります。ちょっと余談ですが、テレビ局などに応募する学生さんの履歴書の写真の中には、モデルさん？俳優・女優さん？というぐらい綺麗なカラー写真を貼付されている方がいます。で、ご本人に会ってみると、わりと普通の方（当たり前ですが）で、写真が良すぎてご本人の印象が薄くなる人がいます。行き過ぎも考えものですが、考えないのも良くありません。

服装や身だしなみに手間をかけない方、そのあたりに気配りが足りない方も結構いらっしゃいます。髪の毛がまとまってない、髭を剃っていない、服装が整ってない…などや、今までに最もビックリしたのは、旅行中のスナップ写真の切り抜き？と思える写真があったことです。スピード写真も、可能であれば避けたいところですが、やむなくご利用になる場合は、身だしなみを整えて写ることと合わせて、4ｃｍｘ3ｃｍの切り抜きも丁寧にしたいものです。正長方形になっていない写真、直線に切れてない写真、糊付けが不足して剥がれそうな写真、逆に糊がはみ出て汚れている写真など、それだけのことで減点されるのはもったいないことです。

不合格になる可能性の高い書類とは

志望動機など、書類の内容のお話しは次回にいたしますが、最後にザッと見て不合格にされる可能性の高い、別のケースをお話しします。まず修正液・修正テープなどで書き損じを修正されている履歴書を時々見かけますが、これは即不採用となります。手書きの場合、字が上手でなくても丁寧に1文字でも間違えたら破棄して、全部書き直しをする。これは鉄則ですね。修正液・テープでなく削ってもダメです。

手書き履歴書が減った分、多くの方々はパソコンで応募書類を作成され、WordやExcelのファイルで文書管理をされています。それに伴い履歴書・職務経歴書のフォーム・形式（書式）は市販のものと異なることが多くなってきました。学生さんの場合は学校指定の履歴書を使い、社会人転職は個人ごとにオリジナリティあふれる応募書類を作成される時代です。人事の方々は、多忙な業務の中で、採用の仕事をする際には、様々な形式の応募書類を見て、面接に呼ぶ人と不合格にする人を区別しています。

応募する人が多い求人、例えば100人の応募者から1名採用する場合は、最初の書類選考で70名が不採用となり、30名の1次面接で20名が不採用となり、10名の2次面接から2人の内定候補が選出され、万一、第一候補の内定者が辞退したら第二候補に内定が通知される…こんな選考イメージが一般的です。応募する側からすると、最初の書類選考を突破することが結構な難関なのですが、採用する側は、書類をザッと見て減点法でドンドン不採用を選び、そのあと残った書類を初めて読んでみる…ということが多いのです。

もちろん、応募人数の少ない求人の場合は、最初から書類をじっくり見てくださると思うのですが、それでも見た目に不備があれば不採用になるのは一緒です。カラー写真でも白黒写真でも、優劣はありません。大切なことは応募する企業人事の採用担当者は何を見ているのか？相手を察して、そこに気を配ることです。察しがつかない場合は、丁寧に抜け漏れをなくすこと、基本的なことに気配りをすることです。

次の第5回は、「人事が会いたくなる志望動機」です。もし写真写りが悪くても、字が下手でも…大丈夫です。会ってみたい！と思わせるポイントは、あなたです。

 

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